چگونه با روش سیستم شناسی از روزمرگی خلاص شویم و سود را افزایش دهیم؟
آیا با روش های سیستم شناسی آشنایی دارید؟ کدهای سنتی مدیریت کسب و کار امروزه دیگر کارایی ندارند. بسیاری از کارآفرینان تصور می کنند که داشتن یک کسب و کار به معنای کار کردنِ شبانه روزی و غرق شدن در تارهای عنکبوتیِ کارهای اجرایی است. اما واقعیت این است که اگر کسب و کار شما بر ای بقا و درآمد زایی به حضور مداوم و مستقیم شما وابسته است، شما یک «صاحب کسب و کار» نیستید، بلکه صرفاً یک شغل پرتنش برای خود ایجاد کرده اید!
دیوید جنینز (David Jenyns) در کتاب تحول آفرین خود یعنی «سیستم شناسی» (SYSTEMology)، روشی بی نظیر، اثبات شده و کاملاً کاربردی را برای مستند سازی، خودکارسازی و برون سپاری فرآیند های کسب و کار ارائه می دهد. هدف این کتاب ساده اما حیاتی است: خلق کسب و کاری کارآمد تر با سود بیشتر که بدون حضور مداوم شما هم به خوبی و مثل ساعت کار کند. این کتاب تا جایی فوقالعاده و تاثیرگذار است که مایکل ای. گربر (Michael E. Gerber)، نویسنده کتاب مشهور «افسانه کارآفرینی» (The E-Myth)، در مقدمه خود بر این کتاب می نویسد: “این کتاب فوقالعاده است!”. در این مقاله، سیستم سازی کسب و کار را از وضعیت بقا به وضعیت قابلیت فروش بررسی خواهیم کرد.
چرا کسب و کار شما بدون حضور شما فرو می پاشد؟ خطر وابستگی به شخص کلیدی
وابستگی به شخص کلیدی (Key Person Dependency) یکی از بزرگ ترین و بی صداترین سمومی است که در رگ های شرکت های کوچک و متوسط جریان دارد. این وضعیت زمانی رخ می دهد که یک سازمان بیش از حد به دانش، تجربیات یا توانایی های منحصر به فرد افراد خاصی – به ویژه مالک کسب و کار – متکی باشد.
عواقب هولناک عدم سیستم سازی در سازمان
وقتی فرآیندها مستند نشده باشند و کارها قائم به شخص پیش بروند، سازمان با چالشهای زیر روبرو می شود:
- ایجاد تنگناهای عملیاتی: تصمیم گیریها پشت در اتاق افراد کلیدی قفل می شوند و سرعت رشد شرکت کاهش می یابد.
- ناسازگاری و خطاهای مکرر: خدمات یا محصولات هر بار با کیفیتی متفاوت ارائه می شوند، زیرا استاندارد مشخصی وجود ندارد.
- خطر اختلال جدی در خدمات: اگر فرد کلیدی بیمار شود، استعفا دهد یا سازمان را ترک کند، کل سیستم فلج می شود.
- از دست رفتن فرصتهای غیرمنتظره: به دلیل درگیری در اطفای حریق های روزمره، شرکت توانایی شکار فرصت های بزرگ بازار را نخواهد داشت.
- فرسودگی شغلی مالک و کارکنان: مالکان و کارکنان کلیدی آن قدر درگیر کارهای روتین می شوند که وقتی برای کارهای استراتژیک، توسعه بازار یا نوآوری خلاقانه پیدا نمی کنند. در این حالت، افراد حتی نمی توانند با خیال راحت به تعطیلات بروند؛ چرا که در تعطیلات هم باید کار کنند یا بلافاصله پس از بازگشت، با کوهی از کارهای عقب افتاده مواجه می شوند.
مراحل چهارگانه تکامل کسب و کار: شما در کدام مرحله هستید؟
اکثر شرکت ها و سازمان ها در مسیر رشد خود، در یکی از این ۴ مرحله اصلی قرار میگیرند. شناخت این مراحل به شما کمک می کند تا جایگاه فعلی خود را شناسایی کرده و بدانید برای رفتن به مرحله بعد به چه ابزارهایی نیاز دارید:
۱. مرحله بقا (Survival)
بیشتر استارتاپها و کسب و کارهای نوپا در این مرحله قرار دارند. تمرکز اصلی در این سطح، تلاش برای رسیدن به «تناسب محصول با بازار» (Product-Market Fit) و یافتن راهکاری برای حل یک مشکل واقعی از مشتریان است. در مرحله بقا، صاحبان کسب و کار آن قدر در کارهای روزمره و اجرایی غرق می شوند که خودشان به مانع اصلی و تنگنای بزرگ شرکت تبدیل می گردند.
۲. مرحله ثبات (Stability)
در این مرحله، کسب و کار از طوفان های اولیه عبور کرده و به یک ثبات نسبی در درآمد و جذب مشتری رسیده است. با این حال، بزرگ ترین چالش این است که دانش اصلی و فوت و فن کارها هنوز در ذهن اعضای تیم و مالک است و به طور سیستماتیک مستند سازی نشده است. در نتیجه، مالکان مجبورند زمان زیادی را صرف نظارت مستقیم بر کار اعضای تیم کنند و زمانی برای کارهای استراتژیک و موثر باقی نمی ماند.
۳. مرحله قابلیت مقیاس (Scalability)
در مرحله مقیاس پذیری، شرکت یک مدل تایید شده از کسب و کار دارد و سیستم های اصلی خود را تعریف کرده است. با این حال، هنوز شکافها و تخلخل هایی در سازمان دیده میشود. برای مثال، ممکن است افراد همیشه از فرآیندهای تعیین شده پیروی نکنند یا سیستم به جای پیشگیری از مشکلات، رویکردی کاملاً واکنشی داشته باشد و پس از بروز بحران به فکر چاره بیفتد.
۴. مرحله قابلیت فروش (Saleability)
این هدف نهایی و غایی هر کسب و کار موفقی است. یک کسب و کار قابل فروش، کسب و کاری است که کاملاً به سیستم ها متکی است، نه به اشخاص. در این مرحله، مالکان و افراد کلیدی می توانند بدون هیچ گونه اثر نامطلوب بر معیارهای اصلی و درآمدهای شرکت، از کار کنار بروند. این کار به مالکان اجازه می دهد میزان دخالت خود را به حداقل برسانند، وقت آزاد برای زندگی شخصی داشته باشند، یا شرکت را با ارزش بالا بفروشند. در این سطح، اعضای تیم نیز در سطح بالاتری فعالیت کرده و خودشان، درآمدشان و میزان کمکشان به سازمان را ارتقا می دهند.
راهنمای گام به گام سیستم سازی به روش سیستم شناسی (SYSTEMology)
سیستم سازی فرآیندی است که کسب و کار شما را از وضعیت آشفته ی “بقا” به وضعیت ایده آلِ “قابل فروش بودن” می رساند. این متدولوژی شامل ۷ مرحله کلیدی است که در ادامه به تشریح دقیق و عمیق هر یک می پردازیم:
مرحله ۱: تعریف سیستم ها و ترسیم مسیر حیاتی مشتری
بزرگ ترین اشتباه مالکان در شروع سیستم سازی، تلاش برای مستند کردن همه چیز است. این کار شما را خسته و نا امید می کند. شما به صدها سیستم نیاز ندارید.
اصل پارتو (۲۰/۸۰) در سیستم سازی
بر اساس اصل پارتو، ۲۰ درصد از تلاش های شما، دلیلِ ۸۰ درصد از نتایج شماست. در سیستم سازی نیز شما باید به جای تلاش برای گنجاندن همهچیز، بر ۲۰ درصد از سیستم های حیاتی تمرکز کنید که عامل ۸۰ درصد بهره وری و درآمد زایی شما هستند. شما در قدم اول فقط باید حدود ۱۰ تا ۱۵ سیستم حیاتی کسب و کار خود را تعریف کنید. برای شروع، کارتان را با ترسیم یک نمای کلی از سیستم های اصلی که برای جذب علاقه مندان جدید، تبدیل آنها به مشتری و ارائه محصول لازم است، آغاز کنید.
تعیین حداقل سیستمهای مورد نیاز (MVS)
هر کسب و کاری انواع مختلفی از مشتریان، محصولات و خدمات دارد. برای اینکه همه چیز ساده، شفاف و متمرکز باقی بماند، فقط یک گروه از مشتریان هدف و یک محصول اصلی را برای آنها انتخاب کنید. به مشتری ایده آلی فکر کنید که از کار کردن با او لذت می برید و او نیز کسب و کار شما را به دیگران معرفی می کند. سپس اولین محصولی را انتخاب کنید که این مشتری باید بخرد تا درهای رابطه بلندمدت با او باز شود.
مثال شهودی کتاب: اگر صاحب یک فروشگاه موسیقی هستید، شاید مشتریان هدف ایده آل شما والدین کودکان زیر ۱۲ سال باشند که برای تمرین موسیقی فرزندانشان به سازهای ساده نیاز دارند. تمرکز روی همین یک بخش، کار سیستم سازی را بی نهایت ساده می کند.
فرمول ۲۰ دقیقه ای ترسیم مسیر حیاتی مشتری (CCP)
شما باید در عرض بیست دقیقه، روش فعلی خود برای ارائه ارزش به مشتری را تعریف کرده و کاستی های آشکار را شناسایی کنید. این مسیر شامل ۷ مرحله متوالی است:
- جلب توجه (Attention): روش آشنایی مخاطب هدف با شما (مانند موتورهای جستجو، تبلیغات رسانه های اجتماعی).
- پرسش (Enquiry): روش تحقیق آنها درباره خدمات شما (مانند ارتباط آنلاین، پرسش تلفنی).
- فروش (Sale): روش خرید محصول یا خدمات (مانند پرداخت آنلاین، تماس برای هماهنگی).
- دریافت پول (Collect): روش دریافت مبالغ توسط شما (مانند نقدی، چک، درگاه پرداخت).
- معارفه (Onboarding): کمک به مشتریان جدید برای آشنایی اولیه با محصول، خدمات یا سازمان شما.
- تحویل (Delivery): روش تکمیل، ارسال و ارائه نهایی محصول یا خدمت به مشتری.
- تکرار (Repeat): روش شما برای ترغیب مشتری به ماندن، تکرار خرید یا معرفی شما به دیگران.
قوانین طلایی در ترسیم مسیر حیاتی مشتری:
- بیش از حد فکر نکنید و به دنبال بی نقص بودن نباشید.
- آنچه را که در حال حاضر واقعاً انجام می دهید ثبت کنید، نه آنچه را که آرزو دارید در آینده انجام دهید.
- برای توضیح هر مرحله فقط از ۲ یا ۳ کلمه استفاده کنید.
- مسیر حیاتی خود را با به اشتراک گذاشتن با فردی خارج از شرکت (ترجیحاً کسی که کار شما را می شناسد اما نقشی در آن ندارد) آزمایش کنید تا مطمئن شوید کاملاً قابل درک است.
مرحله ۲: واگذاری هوشمندانه وظایف به تیم
یک واقعیت تلخ وجود دارد: صاحب کسب و کار معمولاً بدترین فرد برای ایجاد و نوشتن سیستم ها است! چرا؟ چون مالک معمولاً فقط مشکلات فوری و آتش سوزیهای جلوی چشم را می بیند، نه مواردی که بی سروصدا در پشت صحنه جریان دارند. اگر محصول یا خدمتی کارآمد دارید، یعنی اعضای تیم شما همین حالا هم دانش ارزشمندی در آن حوزه دارند و بهتر است خودشان مسئول کارهایشان باشند.
گام های عملیاتی واگذاری کارهای کلیدی:
- فهرست نویسی بخش ها: فهرستی از بخشهای کلیدی سازمان مثل فروش، بازاریابی، منابع انسانی و امور مالی تهیه کنید.
- نگاشت فرآیندها: هر مرحله از مسیر حیاتی مشتری (که در مرحله قبل نوشتید) را به یکی از این بخشها واگذار کنید.
- تعیین رؤسای بخشها: اسم افرادی را که مسئول تصمیم گیری در هر حوزه هستند مشخص کنید. اگر هنوز خودتان اکثر بخشها را اداره می کنید، فعلاً اسم خودتان را بنویسید تا زمانی که دستیاران خوب پیدا کنید.
- شناسایی کارکنان متخصص: افرادی را که دانش یا تخصص بالایی در فعالیتهای مسیر حیاتی مشتری دارند شناسایی کنید (مثلاً یک نفر در تیم بازاریابی متخصص سئو است و دیگری متخصص تبلیغات شبکه های اجتماعی).
- تخصیص سیستم ها: سیستم های حیاتی را به مناسب ترین و بهترین کارکنان متخصص اختصاص دهید. اگر چند نفر یک کار واحد را انجام می دهند، فردی را انتخاب کنید که همیشه بهترین نتایج را ایجاد می کند تا فرآیند او الگو شود. هدف این است که به تدریج مالک از تصویر اصلی خارج شده و کارها تکرارپذیر شوند.
مرحله ۳: استخراج دانش تیمی بدون اتلاف وقت
اکثر مدیران فکر می کنند ایجاد سیستم سخت، پیچیده و وقت گیر است. اما حقیقت این است که ایجاد سیستم بسیار ساده است، به شرطی که برای خودِ سیستم سازی هم سیستم داشته باشید!
فرمول دو عنصری استخراج دانش:
برای استخراج دانش بدون زحمت، به دو فرد متفاوت نیاز دارید:
- کارمند متخصص (The Specialist): فردی که کار را به بهترین شکل بلد است و دانش خود را به اشتراک میگذارد.
- مسئول سیستم سازی (The Systematizer): فردی منظم، دقیق و عاشق فرآیندها که این دانش را ثبت و مستند می کند. این فرد می تواند یک نیروی پارت تایم یا فردی از درون تیم باشد. شما باید دستورالعمل را به او بدهید و اجازه دهید خودش فرایند ثبت را هدایت کند.
مراحل مستند سازی اولین سیستم:
- انتخاب فرآیند: سیستمی ساده، قابل درک یا سیستمی را انتخاب کنید که در حال حاضر با آن مشکل دارید.
- تعیین خروجی: نتایج مطلوب و مورد انتظار از این سیستم را به وضوح مشخص کنید.
- ثبت با راحتترین روش: کارمند متخصص در حین انجام کار واقعی، صفحه نمایش خود را ویدیو بگیرد، صدای خود را ضبط کند یا فرآیند را به صورت نمایشی اجرا کند تا مسئول سیستم سازی آن را ثبت کند.
- ثبت واقعیت، نه کمال: فرآیند را همان طور که هست ثبت کنید؛ آن را بینقص نشان ندهید. اگر اشتباهی پیش آمد، به کار ادامه دهید و توضیح دهید چه رخ داده است تا بعداً به عنوان دستورالعمل رفع خطا استفاده شود.
- ذخیرهسازی اولیه: مطالب را در پوشه های مشخص (فروش، بازاریابی، عملیات) در نرم افزاری که برای همه اعضا قابل دسترسی و ویرایش باشد بایگانی کنید و روش نام گذاری یکسانی داشته باشید. در هر فایل، توضیح کوتاهی از سیستم ارائه داده و به منابع، قالبها و اطلاعات تماس کارمند متخصص لینک بدهید.
نکات کلیدی برای مسئول سیستم سازی در نگارش اسناد:
- از عنوان واضح برای نمای کلی استفاده کرده و جزئیات را به صورت موردی (Bullet Points) بیاورید.
- جزئیات را در حد نیاز ارائه دهید تا کار منسجم انجام شود و معیارهایی برای سنجش موفقیت کار تعیین کنید.
- مطالب کمکی مثل ویدیوها، صوتها و قالبهای آماده را ضمیمه کنید.
- چیدمان و ساختار محتوا (مثلاً ترتیب الفبایی یا موردی) در تمام اسناد کاملاً یکسان و یکپارچه باشد.
ارزیابی و آزمایش طرح اولیه:
پس از آماده شدن طرح اولیه، از کارمند متخصص بخواهید مراحل را اجرا کند تا دقت سیستم سنجیده شود. سپس رئیس بخش باید آن را بررسی کند تا نکات و بهبودهای احتمالی را ارائه دهد. در نهایت، از این سیستم برای آموزش اعضای جدید استفاده کنید؛ این کار شکافهای پنهان سند را آشکار می کند. سند را آن قدر اصلاح کنید تا یک فرد جدید بتواند کار را بدون مداخله دیگران در حد قبول انجام دهد. وقتی سیستم پایدار شد، می توانید فلوچارت آن را بکشید (از اسکرین شات کمتر استفاده کنید چون مدام تغییر می کنند) برای سرعت بخشیدن، هفته ای دو یا چند سیستم را ثبت کنید و برای ترغیب تیم، پاداش یا توبیخ در نظر بگیرید.
مرحله ۴: سازماندهی ابزارها و زیرساختهای نرم افزاری
بزرگ ترین دارایی یک شرکت، سیستم های آن هستند، نه لزوماً افراد! کسب وارهای سیستم محور ارزش مالی و پایداری بسیار بیشتری نسبت به شرکتهای فرد محور دارند؛ زیرا کارآمدتر، تکرارپذیرتر و قابل ارزیابی هستند.
مثال واقعی کتاب: تاجری با خرید، مدیریت و سیستم سازی تعمیرگاهها و کسب و کارهای ناموفق لوله کشی، آنها را متحول کرد و با فروش مجدد آنها میلیونها دلار سود به دست آورد. حتی اگر قصد فروش شرکت را ندارید، با این تفکر برای آن مبنایی محکم بسازید.
افسانه نرم افزارهای گران قیمت
برخلاف تصور عموم، نیازی به سرمایه گذاری روی نرمافزارهای پیچیده و گران قیمت نیست. شما برای مدیریت کل فرآیندها فقط و فقط به دو ابزار اصلی نیاز دارید که بازگشت سرمایه بالایی دارند:
- نرمافزار مدیریت سیستم (SMS): پایگاهی اختصاصی برای ذخیره و مکتوب کردن سیستم های کسبوکار، دستورالعملها و معیارهای موفقیت.
- نکته مهم: از ذخیره سیستم ها روی پلتفرم های عمومی مثل دراپ باکس یا گوگل درایو یا پلتفرمهای نیازمند کدنویسی اجتناب کنید. نرمافزار اختصاصی SMS شما باید امکان پیوست جدول، تصویر، صوت و ویدیو داشته باشد، سطوح دسترسی مختلف ارائه دهد، قابلیت گرفتن تاییدیه خوانده شدن سند از کارکنان را داشته باشد و کاربری آن بسیار آسان باشد.
- نرمافزار مدیریت پروژه (PMS): ابزاری برای مدیریت وظایف روزانه (مانند آسانا، ترلو، ماندی) تا مشخص شود چه کسی، چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهد.
- این ابزار باید توانایی تعیین وظایف اصلی و فرعی، تگ کردن اعضا، تعیین ددلاین، افزودن چک لیست و یادداشت و ایجاد قالب های تکرارشونده را داشته باشد.
قانون طلایی خودکارسازی:
قانون: همیشه اول یک سیستم را به روش دستی کامل کنید، تمام نواقص آن را برطرف سازید و سپس در صورت نیاز آن را خودکار یا اتوماتیک کنید.
پس از انتخاب ابزارها، نرم افزار مدیریت پروژه (PMS) و مدیریت سیستم (SMS) خود را سفارشی سازی کنید؛ برای هر بخش سازمان یک فضای کاری و پوشه مجزا بسازید، سیستم های ایجاد شده را به پوشه ها منتقل کرده و آنها را به وظایف مناسب در سیستم مدیریت پروژه ربط دهید.
مرحله ۵: یکپارچه سازی و خلق فرهنگ سیستم محور
این مرحله، پرچالش ترین و سخت ترین مرحله در فرآیند سیستم سازی است؛ چرا که مستقیماً با تغییر عادت های قدیمی کارکنان و مقاومت آنها در برابر تغییر رفتار سروکار دارد. برای موفقیت در یکپارچه سازی فرهنگ جدید، باید ۳ اصل را رعایت کنید:
- به اعضای تیم نشان دهید که این تغییرات چه نفع و مزیتی برای خودِ آنها (و نه فقط شرکت) دارد.
- افراد را در فرآیند خلق و ایجاد سیستم ها مشارکت دهید.
- فرد مناسبی را برای رهبری این تحول انتخاب کنید.
تفاوت حیاتی رهبران و مدیران در پیاده سازی
بسیاری از بنیان گذاران در این مرحله شکست می خورند چون تفاوت این دو نقش را نمی دانند:
- رهبران (بنیان گذاران): خلاق هستند و در حل مسئله و ترسیم چشم انداز عالی عمل میکنند، اما برای هدایت روزمره و اجرای جزئیات کار اصلاً مناسب نیستند.
- مدیران: افرادی جزئیات گرا، منظم و فوقالعاده در پیگیری و انجام کارها هستند. برای موفقیت، مؤسس شرکت باید دیدگاه خود را بگوید اما یک مدیر قوی برای پیاده سازی پیدا کند تا از طریق او شرکت را رهبری نماید.
چگونه مزایای سیستم سازی را برای تیم جذاب کنیم؟
- از دید اعضای تیم: سیستم سازی یعنی کاهش اشتباهات، از بین رفتن تلاشهای بیهوده و موازی کاری، امکان رفتن به تعطیلات واقعی و آزاد شدن وقت برای کارهای باارزش تر و ارتقای شغلی.
- از دید مدیران: سیستم سازی یعنی رشد سود، آزاد سازی منابع برای کارهای استراتژیک، ارتقای عملکرد و اعتبار کسب و کار و افزایش جذابیت شرکت برای سرمایه گذاران.
پیاده سازی فرآیند یکپارچه سازی در عمل:
تغییر را از بالا به پایین معرفی کنید (ابتدا شرکا، بعد رؤسای بخشها و سپس کل تیم). با کمک نرمافزارهای SMS و PMS، به افراد آموزش دهید که پیش از کمک گرفتن یا سوال از دیگران، ابتدا جواب خود را از سیستمها بخواهند. از آنها بخواهید نواقص سیستم را مطرح کنند. اگر اشتباهی رخ داد، فرد را مقصر ندانید، بلکه سیستم را اصلاح کنید؛ اما اگر اشتباه به خاطر عدم پیروی عمدی از سیستم مکتوب بود، مدیران باید قاطعانه برخورد کنند و هرگز بی مسئولیتی را نپذیرند. در نهایت، فرهنگی بسازید که افراد به جای رفتارهای سلیقهای، راهکارهای سیستم محور ارائه دهند و با افرادی که پذیرای این فرهنگ نیستند، خداحافظی کنید.
مرحله ۶: توسعه کسب و کار و حذف کامل وابستگی
یک باور غلط وجود دارد که می گوید سیستم سازی، قاتل خلاقیت است. اما واقعیت دقیقاً برعکس است: سیستمها ساختاری مستحکم برای ارتقای خلاقیت ارائه داده و با رها کردن افراد از مشغلههای تکراری روزمره، زمان و مکانی امن برای تمرکز بر فعالیتهای سودآور مثل تعیین استراتژی و نوآوری فراهم می کنند.
زمانی که مسیر حیاتی مشتری (CCP) کاملاً سیستم سازی شد، زمان ورود به مرحله توسعه فرا می رسد. برای حذف کامل وابستگی به اشخاص، گامهای زیر را بردارید:
- شناسایی بخشهای بدون سیستم: بخشهایی مانند امور مالی، منابع انسانی و مدیریت را بررسی کنید.
- لیست کردن فعالیتها: تمام فعالیتهای کلیدی روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی و سالانه این بخشها را مشخص کنید.
- اعمال قانون پارتو: با کمک قانون ۲۰/۸۰، در هر بخش ۵ تا ۸ سیستم حیاتی و تکرارپذیر را شناسایی کنید (در مجموع حدود ۱۵ تا ۲۰ سیستم در این بخشها). بر روی کارهای تیم داخلی تمرکز کنید تا کارایی شان بالا برود.
- بخش مالی: سیستم های صدور صورت حساب، پرداخت حقوق، رفع اختلاف حساب و تحلیل مالی.
- بخش منابع انسانی: سیستم های استخدام، همسوسازی کارمندان تازه وارد، تشویق و تنبیه و بررسی عملکرد. (نکته: در بخش استخدام، برخلاف سایر بخشها، میتوانید از ابتدا ایدهآلها و انتظارات خود را مکتوب کنید تا افراد مناسبی جذب شوند) .
- بخش مدیریت: فعالیت های استراتژیک مانند هدف گذاری، ارزیابی، جلسات فروش هفتگی و برنامه ریزیهای سه ماهه.
آزمون نهایی سیستم سازی: سوال شگفت انگیز تعطیلات یک ماهه
لیستی از نقشهای کلیدی سازمان (از بالا به پایین) تهیه کنید و از هر کدام بپرسید: «اگر قرار باشد همین فردا یک ماه به تعطیلات بروید، باید کدام وظایف و مسئولیتهای شما را انجام دهیم تا مشکلی برای کسب و کار پیش نیاید؟» ۵ تا ۷ وظیفه مهم هر عضو را شناسایی و سیستم سازی کنید. برای آزمایش نهایی، ابتدا خودِ صاحب کسب و کار را به تعطیلات بفرستید! هر مشکل یا موانعی که در نبودِ او ایجاد شود، نشان دهنده سیستم است که باید فوراً رفع شوند.
مرحله ۷: بهینه سازی مستمر و طراحی داشبورد عملکرد
نکته مهمی که باید بدانید این است که لازم نیست در همان ابتدای کار از شرکتهای غول یکری مثل مک دونالد تقلید کنید؛ چرا که آنها دهه ها برای ارتقای سیستم های خود فرصت داشته اند. شما فقط باید با کمک شش مرحله قبلی، یک سیستم اولیه و ساده بسازید و آن را به تدریج و گام به گام بهینه کنید. قبل از مهندسی مجدد فرآیندها، باید بدانید تمام بخشهای کسب و کار به هم مرتبط هستند و تغییر در بازاریابی بر فروش و عملیات هم اثر می گذارد.
گام های طلایی بهینه سازی سیستم ها:
- طراحی داشبورد مدیریتی: یک داشبورد برای مسیر حیاتی مشتری تهیه کرده و ۵ تا ۷ معیار کلیدی و عددی ارزیابی عملکرد (KPI) را در آن به صورت ماهانه ثبت و بررسی کنید (مثلاً تعداد بازدید کنندگان سایت برای مرحله جلب توجه، تعداد پیشنهادهای ارسالی برای فروش و…).
- فهرست نویسی مشکلات: به تیم خود آموزش دهید تا مشکلات را شناسایی کرده و به «فهرست مشکلات» در نرمافزار مدیریت پروژه اضافه کنند. اعضای تیم باید تفاوت بین مشکلاتی که خودشان می توانند حل کنند و مشکلاتی که باید از ریشه و توسط سیستم ها حل شود را مشخص کرده و آنها را اولویت بندی کنند.
- چارچوب ۴ مرحله ای حل مداوم مشکلات ساختاری: برای حل هر مشکلی که در جلسات ماهانه بر سر آن توافق میکنید، این ۴ گام را در گروههای کوچک اجرا کنید:
- مشکل را به طور دقیق مشخص کرده و به فهرست اضافه کنید.
- درباره راهکار بحث کرده، آن را توسعه داده و اجرا کنید.
- نتایج و هرگونه عوارض جانبی راهکار را به دقت بررسی کنید.
- اگر راهکار موفق بود، آن را به عنوان بخشی از فرآیند رسمی شرکت قطعی کنید؛ در غیر این صورت، دوباره به مرحله اول برگردید. (برای سرعت بخشیدن به این فرآیند میتوانید از یک مربی یا مشاور کمک بگیرید) .
نتیجه گیری: از همین امروز سیستم سازی را آغاز کنید!
معیار و سنجش نهایی موفقیت سیستم سازی شما یک چیز است: آیا وقتی اعضای کلیدی تیم یا خود شما به مرخصی می روید، دیگران می توانند کارهای مهم را بدون افت کیفیت انجام دهند؟
سیستم سازی فرآیندی لوکس یا تشریفاتی نیست؛ بلکه شاه کلید رهایی مالک از زنجیرهای روزمرگی و تنها راه تبدیل یک کسب و کار آشفته به سازمانی باثبات، معتبر، ارزشمند و قابل فروش است که حتی بدون حضور شما هم مثل ساعت کار می کند. تصمیم قطعی خود را بگیرید، ترسها را کنار بگذارید و تلاشتان را برای پیاده سازی این ۷ مرحله دقیق، از همین امروز آغاز کنید!
دیدگاهتان را بنویسید