در دنیای پرشتاب امروز، بسیاری از صاحبان کسب و کار در گردابی از کارهای روزمره غرق شده‌اند. آیا به دنبال یک روش اثبات شده برای افزایش فروش به روشی قابل پیش بینی، کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش حاشیه سود خود هستید؟ آیا می‌خواهید مشتریان شما آن قدر از خدماتتان راضی باشند که همواره شما را تحسین کنند؟ اگر پاسخ شما به این سوالات مثبت است، سیستمی سازی کسب وکار همان حلقه گمشده شماست.
در این مقاله، قصد داریم با استفاده از تجربیات متخصصان و مشاوران برجسته سیستم‌های کسب وکار، بررسی کنیم که چرا به سیستمی سازی نیاز دارید و چگونه می‌توانید به جای صرف ساعت‌ها وقت، تنها در کمتر از ۳۵ دقیقه بخش‌های مختلف کسب وکار خود را سیستم سازی کنید.
چرا به مشاور و سیستم سازی کسب وکار نیاز داریم؟
بسیاری از کسب وکارها آرزو دارند که به اندازه رقبای برتر خود بزرگ شوند و مقیاس پذیر باشند. رشد نمایی و مقیاس پذیری تصادفی اتفاق نمی‌افتد، بلکه نیازمند پیاده سازی سیستم‌های کسب وکار اصولی است.
برای قدم بعدی بعد از سیستم‌سازی، بخوانید چگونه یک کسب و کار خودکار بسازید.
یک مشاور سیستم‌های کسب وکار، با سال‌ها تجربه در زمینه طراحی و معماری سیستم‌های فناوری اطلاعات، می‌تواند استراتژی‌ها، ابزارها و تکنیک هایی را به شما معرفی کند که کسب وکارتان را دگرگون می‌سازد. با استفاده از فناوری‌های روز و اتوماسیون (خودکارسازی)، می‌توانید بدون از دست دادن هیچ فرصت طلایی، فروش خود را افزایش دهید و فرآیندهای پیچیده را ساده‌سازی کنید. هدف نهایی این است که کسب وکار شما بتواند به صورت مستقل و سیستماتیک رشد کند.
رویکرد سنتی در ساخت سیستم ها (و چرا دیگر برای کسب وکارهای کوچک کارایی ندارد)
اگر در یوتیوب یا اینترنت به دنبال آموزش‌های سیستمی‌سازی بگردید، احتمالاً با توصیه هایی مواجه می‌شوید که پیاده سازی آن‌ها ساعت‌ها زمان می برد. این روش ها که در برنامه‌های MBA در دهه ۸۰ میلادی تدریس می‌شدند و هنوز هم توسط شرکت‌های مشاوره برای شرکت‌های لیست “فورچون ۱۰۰” (Fortune 100) استفاده می شوند، کاملاً اشتباه نیستند، اما برای دنیای واقعی و کسب و ضکارهای کوچک امروزی طراحی نشده اند.
بیایید نگاهی به مراحل طاقت فرسای رویکرد سنتی بیندازیم تا تفاوت آن را با روش‌های نوین درک کنیم:
۱. ترسیم نقشه کلان و پیچیده
در رویکرد سنتی یا شرکتی، اولین قدم ایجاد یک دیاگرام از تمام کارهایی است که در کسب وکار انجام می‌شود که اغلب با نام‌هایی مانند “نقشه جریان ارزش” (Value stream mapping) یا “بوم مدل کسب و کار” شناخته می‌شود. این نقشه‌ها معمولاً بسیار پیچیده هستند و در نهایت به دیاگرام‌هایی تبدیل می‌شوند که یک بار ایجاد شده و سپس در کشوی میز فراموش می‌شوند.
۲. استفاده از نرم افزارهای پیچیده برای صدها فرآیند
در گام بعدی، شما باید روی بخش‌هایی از این نقشه زوم کنید و تمام مراحل درگیر در آن را مشخص نمایید. این کار نیازمند استفاده از نرم‌افزارهای انحصاری وایت برد و استفاده از آیکون‌های خاص است. بر اساس تجربه کار با بیش از ۱۹۰۰ کسب وکار کوچک، یک کسب وکار به طور متوسط بین ۲۰۰ تا ۵۰۰ فرآیند مختلف دارد. در نهایت، شما نقشه ای از فرآیندها خواهید داشت که آن قدر پیچیده است که هیچ کس در تیم شما جز خودتان متوجه کاربرد آن نمی شود.
۳. نگارش دستورالعمل‌های طولانی و خسته کننده
در این مرحله، شما باید برای هر یک از این صدها فرآیند (مثلاً فرآیند ارسال یک فاکتور)، دستورالعمل‌های کاری (Work Instructions) بنویسید. در روش سنتی، این دستورالعمل‌ها به فایل‌های متنی ۱۵ تا ۳۰ صفحه‌ای تبدیل می‌شوند که نگارش هر کدام بین ۹۰ دقیقه تا ۳ ساعت زمان می‌برد.
۴. تست “کودک پنج ساله”
در نهایت، وقتی این دستورالعمل های طولانی را مانند یک شاهکار هنری (مونالیزا) نوشتید، سیستم سنتی از شما می خواهد آن را به یک غریبه یا یک کودک خردسال بدهید تا اجرا کند! هدف این است که دستورالعمل آن قدر واضح باشد که یک کودک پنج ساله هم بتواند آن را انجام دهد. اگر کودک نتوانست آن را انجام دهد (که معمولاً هم همین طور است)، باید برگردید و دوباره و دوباره روی آن کار کنید تا بی نقص شود.
همان طور که می بینید، ما زمان اضافی برای تلف کردن نداریم و این روش‌ها در دنیای واقعی کسب وکارهای کوچک پاسخگو نیستند. پس راهکار بهتر چیست؟
استراتژی نوین: سیستم سازی هر بخش از کسب وکار در ۳۵ دقیقه
با استفاده از یک رویکرد ۶ مرحل های و نوین، شما می توانید هر بخش از کسب وکارتان را در کمتر از ۳۵ دقیقه سیستم سازی کنید. این روش بسیار ساده تر و کاربردی تر است.
گام اول: انتخاب یک بخش نیازمند (Pick a Needy Area)
نیازی به انجام تمرین‌های ۳۲ مرحله ای برای اولویت بندی نیست؛ فقط کافی است یک بخش از کسب وکارتان را که بیشترین نیاز را دارد انتخاب کنید. منظور از “بخش نیازمند”، قسمتی از کسب وکار است که ارزش زیادی تولید می‌کند اما در حال حاضر دردسرساز و آزاردهنده است. مثال‌های رایج برای این بخش‌ها شامل فرآیند آشناسازی مشتریان (Onboarding)، ارائه خدمات، مکالمات فروش یا بازاریابی محتوایی است. انتخاب این بخش برای صاحبان کسب وکارهای کوچک معمولاً بیش از ۳۰ ثانیه زمان نمی‌برد. در اصطلاح تخصصی، به این بخش‌ها “سیستم” (System) گفته می‌شود.
گام دوم: شناسایی فعالیت نیازمند (Pick a Needy Activity)
در این مرحله باید روی سیستمی که در گام اول انتخاب کردید تمرکز کنید و اقداماتی که باعث به حرکت درآوردن آن سیستم می‌شوند را شناسایی کنید. متخصصان به این فعالیت‌ها “فرآیند” (Process) می‌گویند. برای مثال، اگر سیستم شما “تحویل سفارشات در یک کارگاه ساخت تندیس” باشد، فعالیت‌های آن شامل سفارش قطعات، طراحی پلاک، حکاکی، مونتاژ و بسته بندی می‌شود. از بین این فعالیت‌ها، آن موردی را انتخاب کنید که از همه دردسرسازتر است اما بیشترین ارزش را به همراه دارد؛ مثلاً بخش “سفارش مواد اولیه”. اگر فقط همین یک بخش را کمی بهبود ببخشید، تفاوت چشمگیری احساس خواهید کرد.
گام سوم: شفاف سازی اقدامات و تعریف وظایف (Tasks)
حالا باید اقدامات مربوط به آن فعالیت را شفاف کنید. به بیان دیگر، باید مشخص کنید چه اتفاقی، در چه زمانی و توسط چه کسی در حال رخ دادن است. وظایف یا “تسک ها” (Tasks) همان چیزی هستند که به فرآیندهای شما جان می بخشند. در مثال سفارش مواد اولیه، وظایف شما می تواند شامل موارد زیر باشد:
- بررسی تمام سفارشات پیش رو
- تماس با تامین کنندگان
- بررسی وضعیت ارسال‌های جدید
- دریافت سفارشات و بررسی کم و کاستی ها
توصیه می شود در این مرحله تا جایی که می‌توانید این وظایف (چه چیزی، چه زمانی، چه کسی) را یادداشت کنید تا در مرحله بعد از آن ها استفاده کنید. وجود تسک ها باعث می شود یک ریتم و فرکانس مشخص برای بررسی کارها داشته باشیم.
گام چهارم: واگذاری و تعیین نقش ها (Assigning Areas)
صرفاً داشتن یک سیستم به معنای داشتن کسب و کاری که بدون شما کار کند نیست، زیرا تا اینجای کار همچنان خود شما مسئول اجرای سیستم هستید. داشتن سیستمی که فقط خودتان بتوانید آن را اجرا کنید، مانند این است که یک اکانت نتفلیکس داشته باشید اما رمز عبور آن را با هیچ یک از اعضای خانواده خود به اشتراک نگذارید!
بنابراین، باید مسئولیت سیستم ها را به شخص دیگری در تیم واگذار کنید. این کار در اصطلاح کسب وکار “ایجاد نقش‌ها” (Creating Roles) نامیده می شود. هنگام واگذاری یک بخش، شخص مسئول موظف است نه تنها وظایف (Tasks) را انجام دهد، بلکه باید آن بخش را بهبود ببخشد و مسئولیت اشتباهات رخ داده در آن حوزه را نیز بپذیرد.
یک استعاره مهم در واگذاری: سیستم ها و فرآیند های خود را مانند نوزادانی تصور کنید که باید از آن‌ها مراقبت شود.
- اگر فقط “تسک ها” را واگذار کنید (مثل استخدام یک فریلنسر موقت)، مانند این است که برای نوزاد خود یک پرستار بچه (Babysitter) گرفته اید. آن ها فقط حداقل ها را انجام می دهند تا سیستم زنده بماند و هیچ رشدی در کار نخواهد بود.
- اما اگر “حوزه‌ها و بخش‌ها” را واگذار کنید، مانند این است که برای نوزاد خود یک مربی (Mentor) استخدام کرده اید. این شخص سیستم شما را در مسیر رشد هدایت می کند و پس از چند سال، می بینید که سیستم شما فراتر از انتظاراتتان بالغ شده است.
(نکته: اگر هنوز تیمی ندارید، تیم شما متشکل از دو نفر است: “شما در زمان حال” و “شما در آینده”. با انجام این کار، حداقل خودتان را در آینده خوشحال تر خواهید کرد!)
گام پنجم: مستند سازی و ثبت روش‌ها (Capturing the Method)
در این مرحله، شخصی که مسئولیت به او واگذار شده باید روش انجام کارها را ثبت کند. به این کار نگارش دستورالعمل‌های استاندارد عملیاتی (SOPs) یا رسپی (دستورالعمل) گفته می شود. این مستند سازی می‌تواند شامل استفاده از قالب‌های آماده (Templates)، نرم‌افزارها، مثال‌های اجرایی یا حتی هوش مصنوعی باشد. هدف این است که تمام روش‌ها در یک جا جمع‌آوری شوند تا اگر شخص مسئول بیمار شد، تغییر شغل داد یا اتفاقی برایش افتاد، دوباره تمام کارها روی دوش شما نیفتد. میانگین زمان مورد نیاز برای نوشتن یک SOP با این چارچوب نوین، تنها حدود ۱۲ دقیقه است.
گام ششم: بهره‌مندی از نتایج و سرمایه گذاری مجدد زمان
مجموع زمان مورد نیاز برای طی کردن ۵ گام بالا کمتر از ۳۵ دقیقه است. زیبایی این روش در این است که برخلاف روش سنتی، شما سیستم‌سازی را بخش به بخش انجام می‌دهید و بلافاصله از مزایای آن بهره‌مند می‌شوید.
برای مثال، اگر مشکل سفارش مواد اولیه را در ۳۵ دقیقه برطرف کنید و این فرآیند پیش از این هفته ای ۳۰ دقیقه از وقت شما را می گرفت، شما در همان هفته اول زمان سرمایه گذاری شده خود را پس می گیرید. سپس می توانید از این زمان آزاد شده برای اصلاح فرآیند بعدی استفاده کنید. اگر این رویکرد را ادامه دهید و زمان های صرفه جویی شده را مجدداً روی کسب و کارتان سرمایه گذاری کنید، پس از ۶ ماه کسب و کار شما آن قدر رشد می کند که غیرقابل شناسایی خواهد بود!
نتیجه گیری
شما برای مقیاس پذیری و رشد نمایی کسب و کار خود نیازمند سیستم ها، اتوماسیون و استراتژی های اثبات شده هستید. دوران ترسیم نقشه های پیچیده و نوشتن دستورالعمل های ۳۰ صفحه ای که ماه ها طول می کشید، برای کسب و کارهای کوچک به پایان رسیده است. با تمرکز بر بخش‌ها و فعالیت های نیازمند، تعریف دقیق وظایف، واگذاری هوشمندانه نقش ها و مستند سازی سریع، می توانید سیستم هایی بسازید که به صورت خودکار و حتی بدون حضور شما، کیفیت و سودآوری را تضمین کنند.
همین امروز یک بخش پردردسر اما ارزشمند از کسب و کارتان را انتخاب کنید و ۳۵ دقیقه برای سیستم سازی آن زمان بگذارید؛ از نتیجه شگفت زده خواهید شد!
برای اینکه بتوانید با استفاده از هوش مصنوعی فرآیند نوشتن SOP را در عمل سریع تر کنید، می توانید از راهکارهای زیر استفاده کنید:
- ابزارهای مستند سازی خودکار (Auto-Documentation Tools): افزونه ها و نرم افزارهایی (مانند Scribe یا Tango) وجود دارند که وقتی شما در حال انجام یک فرآیند در کامپیوتر هستید، کلیک‌ها و کارهای شما را ردیابی کرده و با استفاده از هوش مصنوعی، به صورت خودکار یک SOP گام به گام همراه با متن و اسکرین شات تولید می کنند.
- تبدیل یادداشت های ساده به قالب استاندارد: می‌توانید مراحل انجام کار را به زبان ساده یا حتی به صورت صوتی ضبط کنید و به ابزارهایی مانند ChatGPT بدهید و از آن بخواهید که این اطلاعات را در یک قالب استاندارد، حرفه ای و ساختاریافته برای SOP پیاده سازی کند.
- استخراج دستورالعمل از ویدیو: اگر نحوه انجام یک کار را در قالب یک ویدیوی آموزشی برای کارمند خود ضبط کرده اید، ابزارهای هوش مصنوعی می توانند صدای ویدیو را به متن تبدیل کرده و سپس آن را به یک دستورالعمل مرحله به مرحله و خوانا خلاصه کنند.
