چگونه با کار کمتر، درآمد و بهره وری بیشتری داشته باشیم؟
مقدمه: آیا در راه بدست آوردن درآمد بیشتر، بردهی کسب و کار خود شدهاید؟
اگر ساعت های طولانی کار می کنید و شرکت بیش از اندازه به شما وابسته است، در مدیریت سیستم های کسب و کار و زندگی خود با مشکل جدی روبه رو هستید. بسیاری از مدیران و کارآفرینان تصور می کنند که با راه اندازی یک کسب و کار به آزادی زمانی و مالی می رسند، اما در واقعیت، به برده ی کار خود تبدیل میشوند. اگر با یک روز غیبت شما در محل کار، شرکت از هم می پاشد و صدها پیام منتظر دریافت پاسخ شما هستند، این نشانه واضحی از مدیریت نادرست سیستم ها است.
در این پست وبلاگ، قصد داریم با تکیه بر مفاهیم ارزشمند کتاب «سیستم سازی» نوشته سم کارپنتر، به شما نشان دهیم که چگونه می توانید از این چرخه باطل خارج شوید. این کتاب با ارائه چارچوبی عملی برای مستند سازی، بهبود و اصلاح سیستم ها به شما کمک می کند تا با تمرکز بر جنبه های مکانیکی کارها، به کارایی و بهره وری بیشتری دست یابید.
داستان بیداری سم کارپنتر؛ از ۸۰ ساعت کار در هفته تا آزادی مالی
برای درک بهتر قدرت سیستم سازی، بهتر است به داستان نویسنده کتاب نگاهی بیندازیم. سام کارپنتر، نویسنده و مهندس پروژه، مالک شرکت سنتراتل در حوزه پاسخگویی تلفنی است. شرکت او ۱۵ سال به سختی دوام آورده بود. در آن زمان، وقتی کارپنتر ۸۰ ساعت در هفته کار می کرد تا تنها بتواند مالیات و عوارض بپردازد، شخصی بسیار عصبی، هیجان زده و ناامید بود. او با مصرف قهوه زیاد و خواب خیلی کم زنده بود.
اما در یک لحظه، به درک بزرگی رسید؛ او ناگهان دریافت که تعداد زیادی از سیستم های مختلف، زندگی و کارش را هدایت میکنند. او فهمید با کنترل و بهبود این سیستم ها میتواند بسیاری از مسائل پیچیده را حل کند و این ادراک، زندگیاش را تغییر داد. امروزه، کارپنتر تنها چند ساعت در هفته کار می کند و از زندگی خود لذت میبرد، در حالی که کسب و کارش به خوبی پیش می رود.
سیستم سازی دقیقا چیست؟ (تغییر زاویه دید)
بسیاری از اساتید بزرگ مدیریت، رویکردی جامع و کلی نگر به بهبود شخصی و سازمانی را پیشنهاد میکنند، اما نگاه سیستم محور با این رویکرد متفاوت است. برای مدیریت زندگی و کار، باید بدانید که زندگی شما مجموعه ای منطقی از سیستم های خطی است که می توانید آن ها را کنترل کنید.
دیدگاه مکانیکی به فرآیند ها
شما باید سیستم های خود را به اجزای کوچکتری تقسیم کرده و زیرسیستم های آن ها را مشخص کنید تا جایی که می توانید فرایندها را اثربخش کنید. تقریبا همه چیز در زندگی و کسب و کار مکانیکی است و به سادگی قابل بهبود است. به عنوان مثال، یک روز معمولی خودش یک سیستم است که از زیرسیستم هایی مانند بیدار شدن، مسواک زدن، لباس پوشیدن، کار کردن و شام خوردن تشکیل شده است. برای بهتر کردن زندگی خود، باید بر یک زیر سیستم تمرکز کرده و آن را بهبود بخشید؛ مثلا به جای تماشای تلویزیون در عصرها، کتاب بخوانید. وقتی زندگی و کار خود را مانند وسایل مکانیکی قابل کنترل ببینید، آماده استفاده از سیستم سازی هستید.
هسته مرکزی موفقیت: قدرت مستند سازی
شاید بپرسید از کجا باید شروع کرد؟ اولین قدم، ثبت کردن همه چیز است. هر چیزی را ثبت کنید و با نوشتن اهداف تاکتیکی، فرایندهای معمول و اصول راهنما، یک دفترچه تصمیم گیری درست کنید. همان طور که ماشین های پیچیده دفترچه های راهنمای کاملی دارند تا مردم بتوانند بدون خراب کردن این دستگاهها از آنها استفاده کنند، شرکت شما نیز به مستندات مکتوب نیاز دارد. این مستندسازی شیوه عملکرد عالی سیستم را یادآوری کرده و در اتخاذ تصمیمات به شما کمک میکند. کارمندان به این مطالب مکتوب درباره فرایندهای کلیدی نیاز دارند تا بتوانند عملکرد سیستم ها را در سطح عالی نگه دارند. کارپنتر پیشنهاد می کند سیستم های خود را به دقت بررسی کرده و سه سند اصلی را طراحی کنید.
۱. سند اهداف استراتژیک (قطب نمای کسب و کار)
سند اول یا اهداف استراتژیک، اهداف شما را تعیین میکند. شما باید سندی یک صفحهای از اهداف اصلی شخصی و کاری خود تهیه کنید. در این سند، فهرستی از گام های کلی خودتان و کارمندان برای درک این اهداف را تهیه کنید. این گام ها باید واقع گرایانه باشند زیرا مسیر شما را مشخص می کنند.
توصیه می شود حداقل ۶ تا ۸ ساعت را به تهیه این اسناد مهم اختصاص دهید و سپس آن را در اختیار افرادی مانند همسر، کارمندان یا شرکا بگذارید تا نظرات مفیدی ارائه دهند. مثال عملی: یکی از اهداف شرکت سنتراتل این است که سیستم های کسب و کار را با جدیت در مسیر تکامل به کار گیرند.
۲. سند اصول اجرایی کلی (قوانین بازی)
سند دوم یا اصول اجرایی کلی، باورها و ارزش های غالب سازمان را به تصویر می کشد. وقتی اهداف خود را تعیین کردید، اصول کلیدی را بر اساس ارزش ها و تجربیاتتان ثبت کنید. این اصول، راهنمای مهم تصمیم گیری بوده و تمرکز مورد نیاز شما و کارمندان را تامین می کنند. تهیه این سند دو یا سه صفحه ای، باید حدود ۱۰ تا ۲۰ ساعت زمان ببرد.
مثال عملی: شرکت سنتراتل ۳۰ اصل اجرایی کلی دارد؛ یکی از آنها این است که «ما آتش نشان نیستیم، ما متخصصان پیشگیری از آتش سوزی هستیم». این یعنی آنها مشکلات را مدیریت نمی کنند، بلکه برای ارتقا سیستم ها و جلوگیری از بروز مشکلات در مرحله اول تلاش می کنند. اصل دیگر آن ها میگوید اولویت بندی حیاتی است و آن ها اول بر مهم ترین فعالیت ها تمرکز می کنند.
۳. سند فرایند های کاری (نقشه راه عملیاتی)
سومین سند مربوط به فرایندهای کاری است که فرایندها را گام به گام مشخص کرده و جزئیات عملکرد سیستم ها و زیر سیستم ها را در بهترین حالت مشخص میکند. در این سند، همه فرایندها به طور کامل برای کارمندان توضیح داده میشود. روش صحیح انجام هر کار را باید روی کاغذ بنویسید و نسخه ای ایدهآل و گام به گام ارائه کنید.
تهیه دستورالعمل های با کیفیت برای هر کار به زمان و تلاش زیادی نیاز دارد، اما باعث می شود هنگام آموزش کارمندان جدید در وقت صرفهجویی کنید. با این مستندات، شما و کارکنان نقشه راه بسیار ارزشمندی در اختیار دارید که شما را در مسیر صحیح نگه می دارد.
نقش سیستم سازی در کار گروهی و کمپین های بازاریابی دیجیتال
برای اینکه درک بهتری از کاربرد «فرایندهای کاری» داشته باشیم، بیایید یک مثال عملی در حوزه دیجیتال مارکتینگ و کار تیمی را بررسی کنیم. موفقیت در فروش و بازاریابی، به شدت به نظم و اجرای بی نقص وابسته است.
فرض کنید تیم شما در حال برنامه ریزی برای یک کمپین فروش در اینستاگرام است و می خواهید کتاب “کار گروهی” رو با ۵۰٪ تخفیف ویژه و فقط برای مدت محدود به مخاطبان عرضه کنید. بدون یک سیستم مکتوب، تیم شما هر روز با سردرگمی مواجه است: چه کسی باید استوری ها را طراحی کند؟ قلاب ها (Hooks) چه زمانی منتشر شوند؟ لینک پرداخت چه زمانی فعال می شود؟ این آشفتگی باعث افت کیفیت کار و اتلاف وقت میشود.
اما اگر سیستم سازی انجام شده باشد (بر اساس سند فرایندهای کاری)، شما یک چک لیست دقیق دارید. یادداشت های مکتوب درباره جزئیات اجرای این کمپین به افراد تیم کمک می کند که روش انجام دقیق، سریع و موثر کارها را یاد بگیرند. دستورالعمل های مکتوب کمک می کند تا کسب و کار خود را تا حد ممکن حرفه ای پیش ببرید؛ در نتیجه رقبا به سختی می توانند به اندازه شما هدفمند کار کنند. سیستم سازی به اعضای تیم اجازه می دهد وظایف خود را مانند یک ماشین هماهنگ پیش ببرند، بدون اینکه برای هر تصمیم کوچکی نیاز به تایید مستقیم مدیر داشته باشند. این اوج بهره وری در کار تیمی است.
چگونه فرایندهای خود را کالبد شکافی و اصلاح کنیم؟
سیستم های فعلی خود را مشخص کرده و تحلیل کنید تا شیوه عملکرد آنها را دریابید. دیدگاهی داشته باشید که شما را از همه فعالیت های روزمره فراتر ببرد تا نگاهی بی طرف به سیستم های خود داشته باشید و آنها را قابل دستکاری و تعمیر ببینید. شما باید با کالبدشکافی و بهینه سازی زیرسیستم های هر فرایند، آن ها را یکی یکی تنظیم کنید و کارتان را آن قدر ساده کنید تا به ساده ترین راه حل ممکن برسید.
در شرکت سنتراتل، مدیران و کارمندان هر سیستم را جداگانه تحلیل می کنند، مشکلات و ناکارآمدی ها را مشخص کرده و سپس پروتکل جدید را در شرایط سخت آزمایش می کنند. در حال حاضر این شرکت از حدود ۳۰۰ فرایند کاری استفاده می کند که برخی چند خط و برخی شش صفحه هستند. باید مطمئن شوید فرایندهای شما همیشه بهترین راهکار ممکن هستند.
موانع پنهان و تله های مسیر سیستم سازی
استفاده از سیستم سازی به زمان و تلاش نیاز دارد. اما در این مسیر تله هایی وجود دارد که باید از آن ها دوری کنید:
۱. تله ی کمال گرایی
لازم نیست دستورالعمل های کاری شما کامل و بی نقص باشد. هیچ کسب و کاری کامل نیست و تلاش برای دستیابی به کمال در تحلیل و مدیریت سیستم بیهوده است. دنبال کمال نباشید، اما کاری کنید که این مدل موفق عمل کند. وقتی مشغول ارتقای روش های کاری هستید، برای رفع نواقص آنها را بیش از حد پیچیده نکنید.
۲. تله ی اهمال کاری و عدم تصمیم گیری
اقدام نکردن نیز یک انتخاب است و اگر در برخی موارد اقدام نمی کنید، خودتان مسئول هستید. ناتوانی مردم در تصمیم گیری اغلب منجر به نتایج نامناسب میشود. از طفره رفتن و تنبلی دوری کنید؛ اجتناب از اقدام به موقع بدترین دشمن شماست و میتواند به شرکت شما آسیب برساند. کار بهبود سیستم ها را همین امروز شروع کنید، نه فردا.
۳. تله ی کارمند بی نقص
در جستجوی کارمندان بی عیب و نقص نباشید، زیرا چنین افرادی وجود ندارند. در عوض، تا جایی که در توان دارید محیط کار بی نقصی ایجاد کنید و افرادی خوش بین و پذیرا استخدام کنید که بتوانند با شما هماهنگ شوند.
اصول کلیدی نگهداری از سیستم ها (Maintenance)
ساختن سیستم ها تنها نیمی از راه است. بخش مهمتر، نگهداری از آنهاست. سیستم های کسب و کار شما مانند خدمات مشتریان، استخدام کارمندان، و کنترل کیفیت هستند. اگر آن ها را اصلاح نکنید، هیچ چیز تغییر نمی کند.
وقتی روش های خود را ارتقا دادید، مدام آن ها را تصحیح کنید تا به روز بمانند و کارایی خود را حفظ کنند. اگر به دقت سیستم ها و زیرسیستم های خود را تحلیل و تعمیر کنید، تغییرات و بهبودهای تدریجی باعث میشود همه چیز به خوبی پیش رود. این سیستم ها را حفظ و نگهداری کنید تا همیشه بهینه عمل کنند.
همچنین، باید با کارمندان بیشتر در ارتباط باشید و هرچه اطلاعات بیشتری در اختیارشان قرار دهید بهتر است. هرگز آنها را مجبور نکنید وقتشان را برای حدس زدن رویدادها صرف کنند، بلکه فرایندها و دلیل استفاده از آن ها را به دقت برایشان تشریح کنید.
بهینه سازی زمان: کلید اجرای سیستم ها
در کنار مستندسازی فرآیندها، مدیریت زمان نقشی حیاتی در موفقیت این استراتژی دارد. از وقتتان هوشمندانه استفاده کنید. بهترین ساعت های کاری شرکت را شناسایی کنید و چالش بر انگیزترین کارهای شرکت را در این ساعت ها پیگیری نمایید. این رویکرد به شما اطمینان می دهد که بیشترین انرژی شما و تیمتان صرف مهم ترین زیر سیستم ها می شود.
نتیجه گیری: مکانیزمی ساده برای تحولی بزرگ
سیستم سازی ساده و شفاف است. سیستم های اساسی را مشخص کرده و زیرسیستم های آنها را تنظیم کنید تا همیشه بهترین عملکرد را داشته باشند. استراتژی سیستم سازی به معنی توجه دقیق به ویژگی های سیستم های کاری و شخصی است که مانند یک دستگاه مکانیکی کار می کنند.
وقتی سیستم ها را طوری تغییر دهید که برای شما کار کنند (نه علیه شما)، زندگیتان متحول می شود. در نتیجه این کار، شادتر خواهید بود، در کارهایتان مبتکرتر و ثابت قدم تر میشوید و این رویکرد انضباطی باعث کنترل عالی بر کسب و کار و زندگی شما می شود. سیستم سازی اعتماد به نفس شما را افزایش می دهد، زیرا باعث می شود کنترل کار و زندگیتان را در دست بگیرید.
پس همین امروز قلم و کاغذ (یا نرمافزارهای مستندسازی) را بردارید و شروع به نوشتن اهداف استراتژیک، اصول اجرایی و فرایندهای کاری خود کنید. رهایی از کار طاقت فرسا و رسیدن به سودآوری بیشتر، تنها یک سیستم با شما فاصله دارد.
سوالات متداول (FAQ) در مورد سیستم سازی
۱. چقدر زمان برای شروع سیستم سازی نیاز است؟ تهیه اسناد اولیه نیاز به سرمایه گذاری زمانی دارد. تدوین سند اهداف استراتژیک حداقل ۶ تا ۸ ساعت و سند اصول کلی بین ۱۰ تا ۲۰ ساعت طول می کشد. اما این زمان در آینده باعث صرفه جویی صدها ساعت از وقت شما خواهد شد.
۲. آیا سیستم سازی باعث محدود شدن خلاقیت کارمندان نمیشود؟ خیر. مستندسازی فرایندها و مشخص کردن بهترین روش انجام کار، چارچوبی ایجاد می کند که کارهای تکراری و مکانیکی به درستی انجام شوند. این اتفاق باعث می شود ذهن تیم شما از دغدغه های روتین آزاد شده و بتوانند انرژی خود را صرف خلاقیت و رشد سازمان کنند.
۳. اولین سیستمی که باید مستند کنیم کدام است؟ ابتدا به مشکل سازترین سیستم بپردازید. با نوشتن جزئیات فرایند کارهایی که بیشترین بحران را ایجاد میکنند، مطمئن میشوید که در گام اول، استرس و فشار اصلی از روی دوش شما برداشته می شود.
۴. آیا کسب و کارهای کوچک هم به این سه سند نیاز دارند؟ بله، مطالعه این مفاهیم به شدت به صاحبان کسب و کارهای کوچک پیشنهاد میشود. فرقی نمی کند یک شرکت چند ملیتی باشید یا یک تیم دو نفره؛ تا زمانی که سیستم های خود را کنترل نکنید، کارایی لازم را نخواهید داشت. خلاصه اینکه باید سیستم سازی کنید.
دیدگاهتان را بنویسید